Un programa que está teniendo una excelente acogida entre los ayuntamientos de la provincia desde su puesta en marcha hace tres años. No es de extrañar, por lo tanto, que el presidente de la Diputación, Benjamín Prieto, consciente de las ventajas que aporta esta ordenación al día a día municipal, haya anunciado que esta iniciativa tendrá continuidad durante el próximo ejercicio. Y lo hará afrontando la ordenación de los archivos municipales de los consistorios de Pajarón, Pineda de Gigüela y Santa María del Val, entre otros.
Buena acogida que ha podido comprobar en persona durante una reciente visita a Valdemoro de la Sierra, donde su primer edil, Javier Tello, le manifestaba su satisfacción por esta iniciativa, ya que “va a permitir, además de contar con todo el fondo documental totalmente ordenado y clasificado, que los ciudadanos puedan acceder a la historia reciente de su pueblo con gran facilidad”.
Una percepción de este programa con la que también está de acuerdo el diputado provincial de Cultura y Nuevas Tecnologías, Francisco Javier Doménech, que lo considera básico para el funcionamiento de un consistorio, porque “facilita la labor diaria del secretario, así como del resto de empleados públicos y Corporación, al agilizarse cualquier tipo de búsqueda de documentos y expedientes”. Contribuye, a su juicio, “a mejorar la eficiencia y eficacia en el trabajo del Ayuntamiento, lo que repercute en una mejora atención al ciudadano”
Y es que el volumen de expedientes acumulado en los ayuntamientos en el día a día es importante, incluso, en los pequeños, lo que ralentiza la gestión municipal. De ahí la apuesta de la Diputación por este programa, al que han optado localidades de menos de 1.500 habitantes, que, de no ser así, no hubieran podido acometer dicha organización. Para ello, se ha propiciado la contratación de personal técnico especializado en archivos municipales para la ordenación y clasificación de estos fondos documentales.
En concreto, los trabajos, concluidos en unos casos y en ejecución en otros, han permitido ordenar el archivo municipal para organizarlo en un espacio que reúne los requisitos de amplitud y accesibilidad, con los expedientes dispuestos en cajas y carpetas perfectamente catalogadas y numeradas para una rápida búsqueda de documentación archivística.
También se ha informatizado el índice de cada uno de los expedientes, facilitando la búsqueda de contenidos mediante una aplicación que distribuye la Diputación Provincial y que sirve para estandarizar la organización de los archivos de los municipios en los que la institución provincial ha trabajado. Esta aplicación, que permite realizar búsquedas por diferentes conceptos, muestra la información general del expediente solicitado, así como la ubicación concreta en una determinada caja y carpeta, para un inmediato acceso a los documentos.
Esta reordenación de archivos municipales es ya un hecho en quince de los dieciocho ayuntamientos incluidos en el programa, habiéndose organizado y catalogado hasta ahora un total de 43.388 expedientes en un total de 3.592 cajas. En los tres municipios restantes los trabajos de organización del archivo irán concluyendo próximamente, a lo largo de los dos meses que quedan del año.
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