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¿Cómo centrar tu empresa en el cliente?
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¿Cómo centrar tu empresa en el cliente?

La clave para disponer del tiempo necesario para dedicar a tus clientes, es optimizar los procesos administrativos

jueves 17 de octubre de 2019, 16:39h

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La satisfacción del cliente es vital para una empresa, pues le proporcionará un aumento de ventas y un incremento y fidelización de la cartera de clientes. Sin embargo, muchas empresas no dedican el tiempo suficiente a cuidar de sus clientes, pues otras tareas, principalmente las administrativas, consumen gran parte de su tiempo. Por eso es muy importante contar con un programa de gestión administrativa que pueda simplificar todas tus tareas, para conseguir ahorrar tiempo y poder implicarte en lo que necesita tu cliente.

Si se consigue disminuir el tiempo de ejecución de todos los procesos relacionados con las tareas administrativas, la cantidad de tiempo que se libere, podrá dedicarse a acciones centradas en el cliente (publicidad, feedback, servicio post venta, etc.), aumentando el valor de los productos o servicios de la empresa.

Tareas administrativas que consumen mucho tiempo

Los procesos administrativos ocupan mucho tiempo en el día a día de la empresa. Muchas de ellos, son procesos repetitivos que, utilizando las herramientas adecuadas, pueden ser realizados en mucho menos tiempo y de manera más eficaz. Algunas de estas tareas administrativas son las siguientes.

Tareas relacionadas con la facturación

El proceso que lleva hasta la emisión de una factura, engloba de forma general los siguientes procesos.

  • Elaboración de un presupuesto previo para su confirmación
  • Envío de un albarán de recepción del pedido
  • Emisión de la propia factura para el cobro

Este proceso implica la dedicación de muchas horas de trabajo, por lo que utilizando un software que permita gestionarlo, se puede ahorrar una gran cantidad de tiempo.

Con la posibilidad de convertir presupuestos en albaranes o facturas (de forma automática), con la gestión de una base de datos de clientes (con sus datos actualizados, acceso a facturas anteriores, etc.), y la posibilidad de enviar la factura al cliente por correo electrónico (tras realizar la factura), se conseguirá simplificar el proceso de facturación, resultando en una disminución del tiempo empleado.

Gestión de documentos

Actualmente, la mayor parte de los documentos que maneja una empresa se encuentran en formato digital. Con la utilización de un software que los gestione y que permita tenerlos ordenados para su fácil acceso, y que este acceso, se pueda realizar desde cualquier lugar y a cualquier hora, se conseguirá un ahorro de tiempo (menos pérdida de tiempo buscando documentos, evitando posponer reuniones porque falta un documento, etc.).

Conciliación bancaria

El proceso por el cual se validan los datos de cobro y pago de la empresa, con los apuntes de la cuenta bancaria, es decir, la conciliación bancaria, puede llevar mucho tiempo. Con un programa que permita automatizar este proceso, la conciliación bancaria se podrá realizar de forma continuada, estando siempre actualizada y consumiendo mucho menos tiempo en su elaboración.

Las tareas administrativas, en su mayoría rutinarias, pueden ser automatizadas con un software adecuado, permitiendo la obtención de un tiempo que puede dedicarse a los clientes de la empresa. Una empresa que invierta más tiempo en los clientes, obtendrá una mejora en aspectos tan importantes de la actividad empresarial como, el incremento de las ventas y una mayor satisfacción de sus clientes.

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